Slik velger du KID-format og setter opp avtalen med banken

Start med hva systemet ditt kan

Mange fakturasystemer lar deg bare velge blant noen få formater. Sjekk derfor med leverandøren hva systemet støtter før du fyller ut bankavtalen. Da slipper du å endre avtalen senere.

Tre vanlige måter å bygge opp KID på

Løpenummer

Hver faktura eller ordre får neste nummer i rekken, for eksempel 0000000026. Dette er det enkleste valget.

• Fordel: Nummeret er unikt, og det finnes også før en ordre har fått ordrenummer. Det er nyttig hvis du sender faktura fra et utkast.
• Ulempe: Selve nummeret forteller ingenting. Du må slå det opp for å se hvilken kunde det gjelder.

Ordre- eller fakturanummer

Tallet du allerede bruker, fylt ut med nuller. Ordre 1004 kan bli 0001004 pluss kontrollsiffer.

• Fordel: Du ser med en gang hvilken ordre betalingen gjelder.
• Ulempe: Nummeret finnes ikke før ordren er opprettet. Ordrenavn med bokstaver eller tall i prefikset kan også gi problemer.

Kundenummer pluss fakturanummer

Dette passer bedrifter som sender gjentakende krav. Mastercard Payment Services anbefaler at kunde-ID-en er unik og den samme for alle betalinger fra kunden. Bruker du både AvtaleGiro og eFaktura, bør den samsvare med eFaktura-referansen.

• Fordel: Du ser både kunde og faktura i samme nummer.
• Ulempe: Nummeret blir lengre, og begge delene må ha plass til å vokse.

Slik regner du ut lengden

Summen av delene pluss kontrollsifferet gir KID-lengden. Eksempel for en butikk med 2 000 fakturaer i året:

Sifre koster lite, men et nummer som går tomt, koster mye. Velg derfor heller ett eller to sifre for mye enn for lite. Husk samtidig at noen betalere fortsatt skriver nummeret inn for hånd, så du trenger ikke 25 sifre uten grunn.

Dette spør banken om

Avtalen heter gjerne OCR-avtale, KID-avtale eller noe tilsvarende. Betalinger med KID kan bli avvist hvis avtalen ikke er på plass, ifølge Store norske leksikon. Avtalen angir blant annet:

• kontoen innbetalingene skal gå til
• lengden på KID-nummeret
• om det brukes MOD10 eller MOD11

Fyll ut avtalen nøyaktig likt med oppsettet i faktureringssystemet. Sjekk også om det koster noe. Priser og vilkår varierer fra bank til bank.

Når du trenger flere formater

Hos Mastercard Payment Services kan en betalingsmottaker ha inntil tre KID-strukturer per AvtaleGiro- eller OCR-avtale. Strukturene må ha ulik lengde, og kundereferansen i hver struktur må også ha ulik lengde. Det er nyttig når du for eksempel har gamle og nye fakturaer utestående samtidig.

Skal du bytte format, bør du derfor velge en annen lengde og beholde det gamle formatet i avtalen til alle gamle fakturaer er betalt.

Sjekkliste før du går live

1. Faktureringssystemet støtter formatet du har valgt.
2. Lengde og metode i bankavtalen er nøyaktig de samme som i systemet.
3. Det er nok tall til mange års bruk.
4. Systemet kan ikke gi to fakturaer samme KID.
5. Du har kontrollert noen numre i KID-kontrollen.
6. Du har betalt en liten testfaktura fra en annen konto og sett den komme riktig inn.

Punkt 6 er det viktigste. Det er bare en ekte betaling som viser at bank, nummer og regnskap faktisk fungerer sammen.