Krav til faktura i Norge: dette må salgsdokumentet inneholde

Minstekravene i § 5-1-1

Forskriften bruker ordet salgsdokument, men i de fleste tilfeller betyr det fakturaen. Den skal minst inneholde dette:

Hvis kjøperen skal beregne og betale MVA etter reglene om omvendt avgiftsplikt, må dokumentet merkes «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».

Fakturaen skal skrives på et av språkene bokføringsloven § 12 tillater. Det omfatter norsk, svensk, dansk og engelsk.

Hva som må stå om selger og kjøper

Selger (§ 5-1-2)

• Navn og organisasjonsnummer. Er selger MVA-registrert, skal nummeret følges av bokstavene MVA, for eksempel 123 456 785 MVA.
• «Foretaksregisteret» for aksjeselskap, allmennaksjeselskap og filial av utenlandsk selskap.
• Hovedkontorets adresse for de samme selskapstypene.
• Representantens navn og adresse hvis selger er MVA-registrert via representant.
• Selskap under avvikling må opplyse om det.

Kjøper

Kravet i dag er minst kjøperens navn og enten adresse eller organisasjonsnummer. Ved omvendt avgiftsplikt må organisasjonsnummeret alltid stå på. Er kjøper MVA-registrert, skal organisasjonsnummeret følges av MVA.

MVA-spesifikasjon

Etter § 5-1-5 må avgiftspliktig og avgiftsfritt salg vises hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder salg med ulike satser. For 2026 er satsene 25 prosent (alminnelig), 15 prosent (næringsmidler) og 12 prosent (blant annet persontransport og overnatting).

Et eksempel med to satser:

Å betale blir 1 710,00 kroner.

Nummerering og dato

Numrene skal være maskinelt tildelt med en kontrollerbar sekvens, eller på annen måte merket slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg enkelt kan etterprøves (§ 5-1-3). Et hull i rekken er ikke nødvendigvis galt, men du bør kunne forklare det.

Dokumentasjonsdatoen er utstedelsesdatoen, med mindre noe annet følger av forskriften. Etter en særregel kan salgsdokument utstedt de femten første virkedagene i måneden bruke siste dato i forrige måned, hvis varen eller tjenesten er levert da.

Når må fakturaen sendes?

Hovedregelen er at salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering (§ 5-2-2). Det finnes særregler, blant annet for månedlig fakturering og løpende levering.

Dette er ikke påkrevd, men lurt å ha med

Noe som ikke står på minstelisten, gjør det lettere for kunden å betale:

• KID og kontonummer. KID er ikke et lovkrav, men mange kunder forventer det.
• Kundens referanse, for eksempel bestillingsnummer eller navn. Mange bedrifter krever det for å behandle fakturaen.
• Forsinkelsesrente og purring, hvis du vil opplyse om det.

Når du må rette en faktura

Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse (bokføringsloven § 10). Sendes det et nytt salgsdokument for å erstatte et tidligere, skal det utstedes kreditnota (§ 5-2-7). Slett eller overskriv derfor ikke den gamle fakturaen.

Slik lagrer du fakturaen

Hovedregelen for regnskapsmateriale er fem år etter regnskapsårets slutt. Noen dokumenttyper og bransjer har lengre frister. Fra 2027 skal e-fakturaer lagres i originalformatet.

Sjekkliste

1. Fakturanummer og dato
2. Selgers navn, organisasjonsnummer og eventuelt MVA
3. «Foretaksregisteret» og hovedkontorets adresse, hvis du er AS, ASA eller NUF
4. Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer. Ta alltid med organisasjonsnummer.
5. Beskrivelse og antall
6. Leveringsdato og -sted
7. Pris, forfallsdato og beløp å betale
8. MVA per sats, med grunnlag
9. KID og kontonummer

Forskriften har flere særregler, så slå opp i kapittel 5 på Lovdata eller spør regnskapsføreren hvis du selger noe utenom det vanlige.