EHF eller PDF: når holder PDF-fakturaen etter 2027?

Svaret i en tabell

Unntak finnes for svært lav omsetning. Det er forklart i artikkelen om kravet.

Hvorfor PDF ikke regnes som e-faktura

Definisjonen krever et strukturert elektronisk format som kan behandles automatisk i regnskapssystemet. En PDF inneholder riktignok de samme opplysningene, men de ligger som tekst og grafikk på en side. Det hjelper heller ikke å sende PDF-en på e-post eller legge den i en portal. Skatteetaten er tydelig: En PDF-faktura oppfyller ikke kravene til et elektronisk fakturaformat.

Forskjellene i praksis

Kan jeg sende både EHF og PDF?

Ja, men ikke uten videre som to separate fakturaer. Sendes samme faktura to ganger gjennom ulike kanaler, risikerer du at kunden fører den to ganger. Bedre løsninger er disse:

• Send EHF som den offisielle fakturaen, og gi kunden tilgang til en PDF-kopi ved behov.
• Avtal med kunden hvilken kanal som gjelder.
• Sørg for at begge har samme fakturanummer og nøyaktig samme beløp og KID.

Det siste er lettere når begge filene lages fra de samme dataene. Lages PDF-en i ett system og EHF-en i et annet, kan avrunding alene gi forskjeller på noen øre.

Slik kan du dele opp kundene

En enkel prosess for en liten bedrift:

1. Lag en liste over alle bedriftskunder med organisasjonsnummer.
2. Sjekk hver av dem i Peppol. Fremgangsmåten står i artikkelen om ELMA og Peppol.
3. Merk kundene som kan motta EHF.
4. Gjenta sjekken med jevne mellomrom. Flere vil bli registrert frem mot 2030, når alle bokføringspliktige må kunne motta.
5. Sjekk også nye kunder med én gang.

Husk at en kunde kan bli registrert i løpet av året. Er du usikker, sjekk rett før du sender fakturaen.

Slik skal fakturaen oppbevares

Fra 2027 skal en e-faktura lagres i originalformatet. Det er ikke nok å ta vare på en PDF-versjon av en EHF-faktura. Hovedregelen for regnskapsmateriale er at det skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, men enkelte dokumenter og bransjer har lengre frister.

Dokumentasjonen skal heller ikke endres etter utstedelse. Oppdager du en feil, må du rette den med kreditnota og eventuelt ny faktura, ikke ved å lage en ny versjon av PDF-en.

Hva med de første årene?

Frem til 2030 er det mulig at mange av dine kunder fortsatt ikke kan ta imot e-faktura, og da må PDF fungere ved siden av EHF. Det er derfor lite poeng i å velge det ene eller det andre. Velg en løsning som lager begge deler.

Skatteetaten skriver også at du må følge kundens ønske når kunden krever EHF eller Peppol BIS Billing og er registrert for mottak.