ELMA og Peppol: slik finner du ut om kunden kan motta EHF

Begrepene

Peppol har noen forkortelser som lett blandes sammen. Dette er de du trenger:

• Peppol: nettverket som e-fakturaene sendes gjennom.
• SMP (Service Metadata Publisher): et register som viser hvilke dokumenter en virksomhet kan motta, og hvor de skal sendes.
• ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister): det norske SMP-registeret, som Digdir forvalter.
• SML (Service Metadata Locator): tjenesten som viser hvilket SMP-register en virksomhet ligger i.
• Peppol Directory: en søkbar katalog over deltakere.

Hvorfor et søk i ELMA ikke er nok

Før kunne du regne med at norske virksomheter som tok imot EHF, lå i ELMA. Det stemmer ikke lenger. Digdir skriver at ELMA ikke lenger er det eneste SMP-registeret der norske virksomheter er registrert. Et oppslag bare i ELMA er derfor ikke gyldig.

Digdir advarer også mot de åpne datasettene. Datahotellet ble lagt ned 11. februar 2025, og ELMA sluttet å oppdatere datasettene 23. september 2024. Har du en gammel integrasjon eller et regneark bygget på disse dataene, bør du slutte å bruke den.

Dette stemmer også med Skatteetatens formulering av plikten: Kjøperen må være registrert i ELMA eller et annet SMP-register godkjent av Peppol-nettverket.

Slik sjekker du en kunde

Alternativ 1: Bruk systemet ditt

Mange regnskapssystemer og fakturaløsninger gjør oppslaget automatisk når du legger inn kunden eller sender fakturaen. Dette er ofte det enkleste. Spør leverandøren hvis du er usikker, og spør samtidig om de bruker SML.

Alternativ 2: Søk i Peppol Directory

1. Gå til directory.peppol.eu.
2. Søk på firmanavnet eller organisasjonsnummeret.
3. Åpne treffet, og sjekk at det gjelder riktig selskap, og at dokumenttypene omfatter faktura.

Peppol Directory er et godt første steg, men Digdir understreker at listen ikke er komplett, fordi SMP-registrene ikke er forpliktet til å publisere der. Finner du kunden, er det et godt tegn. Finner du ikke kunden, kan den likevel være registrert.

Alternativ 3: Teknisk oppslag via SML

Dette er det eneste oppslaget Digdir regner som gyldig. Det krever et DNS-oppslag og et kall mot SMP-registeret, og er noe en utvikler eller systemleverantør setter opp. Digdir viser til dokumentasjon hos Helger og til Java-biblioteket vefa-peppol. Skal du lage dette selv, bør du lese Digdirs dokumentasjon først.

Alternativ 4: Spør kunden

Det er enkelt og undervurdert. Regnskapsavdelingen vet ofte om de tar imot EHF. Spør også om de har krav til referanse, for eksempel bestillingsnummer eller navn på bestiller. Mange ber om dette, særlig store bedrifter og det offentlige.

Slik er en Peppol-ID satt sammen

En norsk virksomhet har Peppol-ID 0192:organisasjonsnummer. For organisasjonsnummer 123 456 785 blir det 0192:123456785. Her er 0192 koden for det norske Enhetsregisteret.

Noen eldre registreringer kan bruke koden 9908, som nå er på vei ut. Ser du den i gammel dokumentasjon, er det samme organisasjonsnummer, men en eldre kode.

Har du et organisasjonsnummer du er usikker på, kan du sjekke kontrollsifferet i verktøyene våre. Det avslører skrivefeil, men ikke om selskapet er registrert i Peppol.

Hva skjer hvis du sender feil?

• Kunden er ikke registrert: Aksesspunktet kan ikke finne mottakeren, og fakturaen kommer ikke frem. Da må du sende den på en annen måte, for eksempel som PDF.
• Feil organisasjonsnummer: Fakturaen kan i verste fall havne hos et annet selskap. Sjekk nummeret i Enhetsregisteret.
• Kunden kan ikke motta denne dokumenttypen: Noen er registrert for visse dokumenter og ikke andre. Sjekk at faktura er med.

Slik registrerer du din egen bedrift

Skatteetaten skriver at registreringen i ELMA eller tilsvarende register skjer via en systemleverantør, ikke av deg selv. Det er først obligatorisk å kunne motta fra 1. januar 2030.

Fra du er registrert, må leverandørene dine sende deg e-faktura, så du bør være klar til å ta imot og bokføre dem. Dette gjelder enten du registrerer deg nå eller senere, så ta kontakt med leverandøren av regnskapssystemet ditt i god tid.