Hva er EHF-faktura?

EHF kort forklart

EHF står for Elektronisk Handelsformat. En EHF-faktura er en strukturert fil, der hver opplysning ligger i et eget felt: fakturanummer, organisasjonsnummer, beløp, MVA, kontonummer, KID og så videre. Kundens regnskapssystem kan dermed lese fakturaen uten at noen tolker eller skriver av noe.

En PDF er derimot et bilde av en faktura. Den er lett for mennesker å lese, men et system må gjette seg til hva tallene betyr. Derfor regnes den ikke som e-faktura.

EHF og Peppol BIS: er det det samme?

For fakturaer i praksis: ja. Dagens versjon, EHF Fakturering 3.0, er ifølge fagmiljøet bak formatet det samme som Peppol BIS Billing 3.0, uten egne utvidelser. Begrepene brukes derfor ofte om hverandre. EHF er det vanlige navnet i Norge, mens Peppol BIS brukes internasjonalt.

Begge bygger på den europeiske standarden EN 16931 og har noen norske regler i tillegg.

Slik kommer en EHF-faktura frem

1. Systemet ditt lager EHF-filen og validerer den.
2. Filen går til aksesspunktet ditt.
3. Aksesspunktet slår opp mottakeren på organisasjonsnummeret i Peppol, for å finne mottakerens aksesspunkt.
4. Filen sendes til mottakerens aksesspunkt.
5. Mottakerens regnskapssystem får fakturaen inn.

Dette kalles ofte firehjørnesmodellen. Du og kunden trenger ikke samme leverandør, på samme måte som to personer med ulike e-postleverandører kan sende e-post til hverandre.

Et EHF-vedlegg på e-post når ikke frem på denne måten. Det kan være nyttig for testing, men Peppol-nettverket er veien det skal gå for at kundens system skal ta imot fakturaen automatisk.

Hva filen må inneholde

Formatet har mange regler. Filen blir avvist hvis obligatoriske felt mangler. Dette er noen av feltene som ofte er relevante for norske fakturaer:

MVA-koder

Hver linje får en kategori og en sats. Vanlig omsetning i Norge har kategori S med 25, 15 eller 12 prosent. Selgere som ikke er registrert for MVA, bruker kategori O.

Slik ser det ut i XML

Dette er et lite utdrag som viser betalingsinformasjonen, med KID og kontonummer:

<cac:PaymentMeans>
  <cbc:PaymentMeansCode>30</cbc:PaymentMeansCode>
  <cbc:PaymentID>0000000026</cbc:PaymentID>
  <cac:PayeeFinancialAccount>
    <cbc:ID>12345678903</cbc:ID>
  </cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>

Du trenger ikke skrive dette selv. Systemet ditt lager filen, men det er nyttig å vite hvor KID-en havner hvis en kunde sier at den mangler.

Slik ser du om en EHF-fil er riktig

Fagmiljøet bak EHF, på anskaffelser.dev, har en validator du kan bruke for å sjekke filene. Det er lurt å teste med en validator når du tar i bruk et nytt system. Ved feil får du en regelkode som NO-R-002, som betyr at «Foretaksregisteret» mangler for et AS.

En gyldig fil betyr likevel ikke at innholdet er riktig. Validatoren ser ikke om du har skrevet feil pris eller brukt feil kundes organisasjonsnummer.

Hva du må ha på plass for å sende

• Et system som lager gyldig EHF
• En tilkobling til Peppol via et aksesspunkt, ofte inkludert i regnskapssystemet
• Kundens organisasjonsnummer på hver faktura
• Dine egne opplysninger: firmanavn, organisasjonsnummer, adresse og kontonummer
• En rutine for å lagre filen i originalformatet

Du kan også lese mer om hvem som må sende e-faktura fra 2027.